Política de Privacidad Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Última actualización: julio de 2026

1. Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento de los datos personales recopilados a través del sitio web, formularios, canales de contacto y servicios de Psicojuanfe es:

Nombre: Juan Felipe Escobar Méndez
Marca profesional: Psicojuanfe
Teléfono y WhatsApp: +57 318 295 5434
Correo electrónico: [email protected]
Dirección de contacto: Carrera 8 # 1-75, Local 2, Chaparral, Tolima, Colombia.

La presente política establece las condiciones bajo las cuales se recopilan, utilizan, almacenan, protegen y, cuando corresponda, eliminan los datos personales de usuarios, pacientes, padres, representantes legales, cuidadores y demás personas que interactúan con Psicojuanfe.

2. Normativa aplicable

El tratamiento de datos personales se realizará conforme a la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015, las disposiciones emitidas por la Superintendencia de Industria y Comercio y las demás normas que las modifiquen, complementen o sustituyan.

Cuando la información forme parte de una historia clínica o de un proceso de atención psicológica o neuropsicológica, también se aplicarán las normas sobre confidencialidad, secreto profesional, custodia y reserva de la información clínica.

3. Datos que podemos recopilar

Psicojuanfe podrá recopilar, según el canal utilizado y el servicio solicitado:

Nombre, apellidos y documento de identificación.

Edad, fecha de nacimiento y datos demográficos.

Número telefónico, correo electrónico y ciudad de residencia.

Información suministrada mediante formularios, WhatsApp, correo electrónico o llamadas.

Datos de contacto de padres, representantes legales, familiares o cuidadores.

Información necesaria para facturación, pagos y gestión administrativa.

Datos relacionados con el motivo de consulta, antecedentes personales, familiares, educativos, emocionales, médicos o psicológicos.

Resultados de entrevistas, escalas, pruebas psicológicas o neuropsicológicas.

Información contenida en informes escolares, clínicos o profesionales aportados voluntariamente.

Datos técnicos de navegación, como dirección IP, tipo de dispositivo, navegador, cookies y páginas consultadas.

No se solicitará información que no resulte necesaria para la finalidad informada.

4. Datos sensibles

La información relacionada con la salud física o mental, historia clínica, antecedentes familiares, vida emocional, orientación sexual, diagnósticos, resultados de pruebas psicológicas o neuropsicológicas y otros aspectos de la intimidad constituye información sensible.

El titular no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles, excepto cuando estos sean necesarios para prestar el servicio solicitado o exista otra causa legal aplicable. Antes de recopilar esta información se solicitará la autorización correspondiente y se informará su finalidad.

Los datos sensibles serán tratados con medidas reforzadas de confidencialidad, acceso restringido y seguridad.

5. Datos de niños, niñas y adolescentes

El tratamiento de datos personales de menores de edad se realizará respetando su interés superior, sus derechos fundamentales y su nivel de madurez.

La autorización será otorgada por sus padres o representantes legales, después de escuchar al menor cuando su edad y capacidad de comprensión lo permitan. Solo se recopilará la información necesaria para la valoración, evaluación, orientación o intervención correspondiente.

El acceso de padres o representantes a la información clínica se manejará conforme a la normativa, el interés superior del menor, el secreto profesional y las particularidades de cada caso.

6. Finalidades del tratamiento

Los datos personales podrán ser utilizados para:

Atender solicitudes de información y orientar sobre los servicios disponibles.

Contactar al usuario por teléfono, WhatsApp, correo electrónico, SMS u otros canales autorizados.

Programar, confirmar, modificar o cancelar citas.

Realizar valoraciones, psicoterapia, evaluaciones neuropsicológicas, orientación vocacional, procesos de intervención y seguimiento.

Elaborar, custodiar y actualizar historias clínicas, consentimientos, informes y registros profesionales.

Gestionar pagos, facturación, cartera, comprobantes y asuntos administrativos.

Enviar recordatorios de citas e indicaciones relacionadas con el servicio contratado.

Gestionar solicitudes, consultas, reclamos o derechos de los titulares.

Mejorar el funcionamiento, seguridad y experiencia de navegación del sitio web.

Cumplir obligaciones profesionales, éticas, contractuales, contables y legales.

Enviar contenidos educativos, novedades o comunicaciones comerciales cuando exista autorización previa.

La información clínica no será utilizada para publicidad personalizada.

7. Comunicaciones comerciales

Psicojuanfe podrá enviar información educativa, novedades, invitaciones o mensajes promocionales únicamente cuando el titular haya autorizado su recepción.

El usuario podrá retirar esta autorización en cualquier momento escribiendo al correo [email protected], comunicándose al +57 318 295 5434 o utilizando la opción de cancelación incluida en el mensaje, cuando esté disponible.

Retirar el consentimiento para comunicaciones comerciales no afectará los mensajes necesarios para prestar un servicio, confirmar una cita o cumplir obligaciones legales.

8. Historias clínicas y confidencialidad

La información obtenida durante una atención psicológica o neuropsicológica tendrá carácter reservado y será incorporada a la documentación clínica correspondiente cuando sea necesario.

Solo podrán acceder a ella:

El titular de la información.

Sus representantes legalmente autorizados, cuando corresponda.

El profesional responsable del proceso.

Otros profesionales autorizados y vinculados a la atención.

Las autoridades facultadas por la ley.

El secreto profesional podrá limitarse únicamente en las situaciones previstas legalmente, por ejemplo, cuando exista un riesgo grave para la vida o integridad de una persona, una obligación de reporte o una orden emitida por una autoridad competente.

Las conversaciones iniciales realizadas por el bot, formularios o WhatsApp no sustituyen la historia clínica ni constituyen por sí mismas una valoración, diagnóstico o relación terapéutica.

9. Fotografías, grabaciones y testimonios

Las sesiones no serán grabadas y las imágenes, audios, videos, testimonios o fragmentos de casos no serán publicados sin una autorización previa, expresa, específica e informada.

La autorización para usar una imagen o testimonio será independiente del consentimiento para recibir atención y podrá ser revocada en los términos permitidos por la ley.

Cuando se utilicen casos con fines educativos, académicos o de supervisión profesional, se protegerá la identidad de las personas y se aplicarán procesos de anonimización siempre que corresponda.

10. Transferencia y transmisión de información

Psicojuanfe podrá utilizar proveedores tecnológicos para alojamiento web, formularios, agenda, mensajería, correo electrónico, almacenamiento, videollamadas, facturación o gestión de clientes.

Estos proveedores podrán procesar información por cuenta de Psicojuanfe exclusivamente para prestar sus servicios y deberán aplicar medidas razonables de confidencialidad y seguridad.

Algunas plataformas pueden almacenar información en servidores ubicados fuera de Colombia. En estos casos se procurará utilizar proveedores que ofrezcan condiciones adecuadas de protección de datos y se aplicarán las reglas legales correspondientes.

La información clínica no será vendida, alquilada ni comercializada.

11. Cookies y tecnologías similares

El sitio web puede utilizar cookies y tecnologías similares para:

Permitir su correcto funcionamiento.

Recordar preferencias.

Analizar visitas y desempeño.

Mejorar la experiencia del usuario.

Medir la efectividad de contenidos o campañas.

El usuario puede bloquear o eliminar cookies desde la configuración de su navegador. La desactivación de algunas cookies puede afectar determinadas funciones del sitio.

Cuando se utilicen cookies analíticas o publicitarias no esenciales, se solicitará el consentimiento correspondiente mediante el aviso o panel de cookies disponible.

12. Derechos de los titulares

El titular de los datos personales tiene derecho a:

Conocer, actualizar y rectificar su información.

Solicitar prueba de la autorización otorgada, cuando corresponda.

Conocer el uso dado a sus datos.

Presentar consultas, solicitudes o reclamos.

Solicitar la supresión de datos o revocar la autorización, cuando sea legalmente procedente.

Acceder gratuitamente a su información.

Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de agotar el trámite directo ante el responsable.

La eliminación de información no procederá cuando exista un deber legal, ético, contractual o clínico de conservarla.

13. Procedimiento para consultas y reclamos

Las solicitudes relacionadas con datos personales podrán enviarse a:

Correo: [email protected]
Teléfono o WhatsApp: +57 318 295 5434
Dirección: Carrera 8 # 1-75, Local 2, Chaparral, Tolima.

La solicitud deberá incluir:

Nombre completo del titular.

Documento de identificación.

Datos de contacto.

Descripción clara de la solicitud.

Documentos que acrediten representación, cuando actúe otra persona.

Las consultas y reclamos serán atendidos dentro de los plazos establecidos por la legislación colombiana.

14. Seguridad de la información

Psicojuanfe implementará medidas administrativas, técnicas y humanas razonables para prevenir la pérdida, consulta, uso, modificación, acceso o divulgación no autorizada de información.

No obstante, ningún sistema digital es completamente invulnerable. En caso de detectarse un incidente de seguridad que pueda afectar los derechos de los titulares, se adoptarán las medidas de contención, evaluación y notificación exigidas por la normativa.

15. Conservación de la información

Los datos serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades informadas y las obligaciones legales, contractuales, contables, éticas y profesionales aplicables.

La documentación clínica se conservará durante el periodo exigido por la normativa vigente. Una vez cumplidos los plazos, la información podrá ser eliminada, anonimizada o archivada de forma segura.

16. Enlaces externos

El sitio web puede contener enlaces a WhatsApp, redes sociales, plataformas de videollamada, medios de pago u otros sitios administrados por terceros.

Psicojuanfe no controla sus políticas de privacidad ni sus prácticas de seguridad. Se recomienda consultar las condiciones de cada plataforma antes de proporcionar información personal.

17. Cambios a esta política

Esta política podrá modificarse para adaptarse a cambios legales, tecnológicos, profesionales o relacionados con los servicios.

La versión actualizada será publicada en el sitio web indicando su fecha de modificación. Cuando el cambio sea sustancial, se informará por un medio razonable y se solicitará una nueva autorización cuando legalmente sea necesaria.

18. Aceptación

Al proporcionar voluntariamente sus datos mediante el sitio web, formularios o canales de contacto, el usuario declara haber leído esta política.

Cuando se requiera autorización expresa, el tratamiento solo se realizará después de obtenerla mediante una casilla de aceptación, firma, formulario, mensaje u otro mecanismo que permita conservar prueba de la decisión del titular.